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Anwenderbericht – Stift Klosterneuburg

Moderne effiziente Liegenschaftsverwaltung

 


©Michael Zechany, 2013



Das Stift Klosterneuburg, welches etwa 220 Mitarbeiter beschäftigt, verfügt über ein breitgefächertes Aufgabengebiet: neben den eher bekannten Bereichen Kultur, Tourismus und Weinbau gehören Immobilienverwaltung, Land- und Forstwirtschaft sowie der Betrieb und die Erhaltung zu den Kernkompetenzen.

 

Hinter der Haus- und Liegenschaftsverwaltung der rund 90 Objekte sowie 1400 Bestandseinheiten sowie tausender Grundstücke und Bestandsverträge in Verpachtungen steckt die ausgeklügelte IMMOWARE Softwarelösung.

IMMOWARE verwaltet den gesamten Grundbesitz des Stiftes und sorgt für ein aktives Immobilienmanagement, welches nicht nur An- und Verkäufe sowie die Abwicklung verschiedenster Projekte umfasst, sondern auch die gesamte Terminkoordination betreibt, wie etwa Bau- und Grenzverhandlungen. Mit der Software werden auch die gesamten Vertragsabwicklungsmodalitäten betreffend die Pachtverträge und sonstige Grundinanspruchnahmen bearbeitet.

„Vor der Inbetriebnahme der Software waren Komplikationen und Engpässe Bestandteil der täglichen Arbeit“, erinnert sich IT-Leiter Horst Nurschinger. Ohne Papierakt war keine sinnvolle Aktivität möglich. Zu den täglichen Unannehmlichkeiten zählte die zeitaufwändige Suche nach Schriftverkehr zu Objekten wie auch der Belegverlust auf internem Postweg oder durch Falschablage. Dokumentenzuordnung zu einem EDV-Vorgang war nicht möglich, die Ablage erfolgte manuell in Papierordnern. Daher gestaltete sich auch die spätere Suche nach Dokumenten mühsam und zeitintensiv.

Wie Horst Nurschinger begeistert resümiert: „Wir finden unsere Unterlagen genau dort, wo wir sie brauchen und haben jederzeit Einsicht in den aktuellen Status aller Vorgänge. Die punktgenaue Dokumentation und Verwaltung durch die IMMOWARE-Lösung hat die Qualität unserer Arbeit um ein Vielfaches gesteigert und ist Hauptbestandteil und Grundlage unserer täglichen Arbeitsabläufe.“

Es passierte auch immer wieder, dass Dokumente bei zeitweise abwesenden Sachbearbeitern (Urlaub, Krankenstand) liegen blieben und daher ein lückenloses Nachvollziehen bzw. eine Weiterbearbeitung der Korrespondenz nicht gewährleistet war.

Mit der IMMOWARE-Lösung gehören diese Probleme der Vergangenheit an: durch die Integration des Posteinganges steht nun ein zentraler Dokumentenpool mit lückenlos nachvollziehbaren Aktionen zur Verfügung sowie eine schlagwortabhängige Zuordnung zu Bestandseinheiten, Objekten und Events. Alle Geschäftsprozesse werden über die IMMOWARE-Lösung abgebildet: dazu gehören sämtliche Vertragsdaten, Ereignisse, Archivanbindung, Fälligkeiten und die Historie aller Aktivitäten, unterstützt durch vordefinierte Workflows.

Durch die Integration eines Dokumentenmanagementsystems ist ein einfaches Ablegen und gezieltes Wiederfinden von Dokumenten möglich. Es gibt keine Papierberge am Schreibtisch, statt dessen ein gezieltes Abarbeiten des Posteinganges durch intelligente Filter sowie eine geordnete Weitergabe von Dokumenten an die zuständigen Mitarbeiter, erleichtert durch die Mehrfachverknüpfung von Dokumenten. Das automatisierte Erstellen und Dokumentieren aller Vorgänge wie des Telefon-, Mail- und Schriftverkehrs garantieren dauerhafte Belegbar- und Nachvollziehbarkeit.






 

IT-Leiter Horst Nurschinger

 

 

 

  

Individuelle Workshops

Zukunftsorientierte Softwareproduktion bei IMMOWARE® ist durch wechselseitige Lernprozesse von Anwendern in der Praxis und Entwicklungs- bzw. Supportabteilung gekennzeichnet.

 

Unsere Seminarschwerpunkte fassen für Sie die aktuellen IT Trainingsanforderungen in der Immobilienverwaltung zusammen:








©Michael Zechany, 2013



Das Stift Klosterneuburg, welches etwa 220 Mitarbeiter beschäftigt, verfügt über ein breitgefächertes Aufgabengebiet: neben den eher bekannten Bereichen Kultur, Tourismus und Weinbau gehören Immobilienverwaltung, Land- und Forstwirtschaft sowie der Betrieb und die Erhaltung zu den Kernkompetenzen.

 

Hinter der Haus- und Liegenschaftsverwaltung der rund 90 Objekte sowie 1400 Bestandseinheiten sowie tausender Grundstücke und Bestandsverträge in Verpachtungen steckt die ausgeklügelte IMMOWARE Softwarelösung.

IMMOWARE verwaltet den gesamten Grundbesitz des Stiftes und sorgt für ein aktives Immobilienmanagement, welches nicht nur An- und Verkäufe sowie die Abwicklung verschiedenster Projekte umfasst, sondern auch die gesamte Terminkoordination betreibt, wie etwa Bau- und Grenzverhandlungen. Mit der Software werden auch die gesamten Vertragsabwicklungsmodalitäten betreffend die Pachtverträge und sonstige Grundinanspruchnahmen bearbeitet.

„Vor der Inbetriebnahme der Software waren Komplikationen und Engpässe Bestandteil der täglichen Arbeit“, erinnert sich IT-Leiter Horst Nurschinger. Ohne Papierakt war keine sinnvolle Aktivität möglich. Zu den täglichen Unannehmlichkeiten zählte die zeitaufwändige Suche nach Schriftverkehr zu Objekten wie auch der Belegverlust auf internem Postweg oder durch Falschablage. Dokumentenzuordnung zu einem EDV-Vorgang war nicht möglich, die Ablage erfolgte manuell in Papierordnern. Daher gestaltete sich auch die spätere Suche nach Dokumenten mühsam und zeitintensiv.

Wie Horst Nurschinger begeistert resümiert: „Wir finden unsere Unterlagen genau dort, wo wir sie brauchen und haben jederzeit Einsicht in den aktuellen Status aller Vorgänge. Die punktgenaue Dokumentation und Verwaltung durch die IMMOWARE-Lösung hat die Qualität unserer Arbeit um ein Vielfaches gesteigert und ist Hauptbestandteil und Grundlage unserer täglichen Arbeitsabläufe.“

Es passierte auch immer wieder, dass Dokumente bei zeitweise abwesenden Sachbearbeitern (Urlaub, Krankenstand) liegen blieben und daher ein lückenloses Nachvollziehen bzw. eine Weiterbearbeitung der Korrespondenz nicht gewährleistet war.

Mit der IMMOWARE-Lösung gehören diese Probleme der Vergangenheit an: durch die Integration des Posteinganges steht nun ein zentraler Dokumentenpool mit lückenlos nachvollziehbaren Aktionen zur Verfügung sowie eine schlagwortabhängige Zuordnung zu Bestandseinheiten, Objekten und Events. Alle Geschäftsprozesse werden über die IMMOWARE-Lösung abgebildet: dazu gehören sämtliche Vertragsdaten, Ereignisse, Archivanbindung, Fälligkeiten und die Historie aller Aktivitäten, unterstützt durch vordefinierte Workflows.

Durch die Integration eines Dokumentenmanagementsystems ist ein einfaches Ablegen und gezieltes Wiederfinden von Dokumenten möglich. Es gibt keine Papierberge am Schreibtisch, statt dessen ein gezieltes Abarbeiten des Posteinganges durch intelligente Filter sowie eine geordnete Weitergabe von Dokumenten an die zuständigen Mitarbeiter, erleichtert durch die Mehrfachverknüpfung von Dokumenten. Das automatisierte Erstellen und Dokumentieren aller Vorgänge wie des Telefon-, Mail- und Schriftverkehrs garantieren dauerhafte Belegbar- und Nachvollziehbarkeit.






 

IT-Leiter Horst Nurschinger

 

 

 

Individuelle Workshops

Zukunftsorientierte Softwareproduktion bei IMMOWARE® ist durch wechselseitige Lernprozesse von Anwendern in der Praxis und Entwicklungs- bzw. Supportabteilung gekennzeichnet.

 

Unsere Seminarschwerpunkte fassen für Sie die aktuellen IT Trainingsanforderungen in der Immobilienverwaltung zusammen:







 

 

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